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Como você define as prioridades dentro de sua empresa?
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Se existe um número significativo de problemas em sua empresa e não sabe qual resolver primeiro, você precisa estabelecer uma definição de gravidade, urgência e tendência relacionada a todas as atividades a serem realizadas.
Com isto você evita dar prioridade a atividades mais simples e sem importância, protelando (procrastinando) as atividades mais complexas, mas de extrema gravidade e urgência, cuja tendência é gerar ou aumentar significativamente os seus problemas.
Para tal pode-se usar a ferramenta da qualidade "Matriz G.U.T.", que lhe disponibilizarei o conhecimento necessário para que possa utilizar em seu dia-a-dia.
GUT significa gravidade, urgência e tendência.
São parâmetros utilizados para se estabelecer prioridades que envolvem muitas questões, onde a mistura de problemas gera confusão.
Neste caso, primeiramente é preciso separar cada problema que tenha causa própria.
Neste caso, primeiramente é preciso separar cada problema que tenha causa própria.
Uma vez listados os problemas é hora de definir qual a prioridade na solução de cada um deles, analisando individualmente, sem visualizar os demais para que não hajam comparações entre eles, através das seguintes perguntas:
Qual a gravidade do problema? Que efeitos surgirão a longo prazo caso o problema não seja corrigido? Qual o impacto do problema sobre coisas, pessoas, resultados?
Qual a urgência de se eliminar o problema? A resposta está relacionada com o tempo disponível para resolvê-lo.
Qual a tendência do problema e o seu potencial de crescimento? Será que o problema se tornará progressivamente maior? Será que tenderá a diminuir e/ou desaparecer por si só?
Objetivando facilitar este trabalho de priorização foi criada uma tabela denominada “Matriz de Prioridades GUT”, que contém diferentes graduações de respostas às perguntas acima, onde cada qual recebe uma determinada pontuação de acordo com o seu grau de prioridade, conforme a seguir:
Ao terminar a avaliação de todos os problemas de forma individualizada, faça a multiplicação dos pontos obtidos (GxTxU) para cada problema. O resultado corresponderá ao total de pontos de cada problema.
Em seguida faça a classificação das prioridades escrevendo o número 1 em frente ao problema que obtiver o maior número de pontos e assim, sucessivamente, até aquele que obtiver o menor número de pontos, o qual será considerado o problemas de menor importância.
- Para melhor entender, uma vez que o melhor aprendizado vem da prática, segue um exercício:
Aprenda a praticar a GUT
- Leia a história a seguir e procure identificar os problemas encontrados no texto. Em seguida faça uma avaliação da Gravidade, Urgência e Tendência de cada um deles através da Matriz GUT, classificando-os de acordo com a sua prioridade.
O DRAMA DO MEU CALHAMBEQUE
“Meu automóvel, que atinge este mês a marca de 180.000 quilômetros rodados, tem me deixado cada vez mais apreensivo. O paralama dianteiro está amassado e começa a apresentar alguma ferrugem. De minha parte não tomei nenhuma atitude embora o conserto não seja caro.
As pastilhas de freio estão gastas e, como se sabe, nessas condições o freio pode apresentar um sério risco. Um descuido maior e, além de danificar o disco de freio, posso sofrer um acidente, tornando as coisas muito mais sérias.
Olho para os pneus. Meu Deus, que milagre! Após rodarem pelo menos 90.000 quilômetros, estão quase um espelho de tão lisos.
No interior do carro o estofamento do meu banco, embora não custe caro, precisa ser recosturado. Cada vez que me sento, lá se vão mais alguns pontos da costura.
Além da lâmpada do teto estar queimada, as lâmpadas de freio também não estão funcionando. Não tenho ideia clara se isto é importante pois, afinal, nunca me dei conta se elas funcionavam ou não.
Tenho sentido muita dificuldade de engatar algumas marchas com o carro frio e isto decididamente não é normal. Para insatisfação do meu bolso, o carburador está entupido, o que faz com que o consumo tenha aumentado assustadoramente, pois tenho de manter o motor em rotação elevada.
Com pouco dinheiro de sobra e na impossibilidade de ficar sem o veículo, que é meu “ganha pão de cada dia”, preciso tomar muito cuidado para só gastar naquilo que for muito importante. Acho que uma Matriz GUT pode me ajudar bastante na solução deste difícil problema.”
A Matriz GUT não lhe define as prioridades, afinal, sua função é ajudar e melhor direcioná-lo para uma definição mais adequada às suas necessidades e disponibilidade de recursos. As definições das pontuações acima dependem dos conceitos e avaliação final de cada indivíduo ou grupo que estiver analisando o caso.
Na matriz acima o autor utilizou seus critérios pessoais, e em função da análise de fatores externos, como a possibilidade de acidente por falta de sinalização ao pisar no freio, bem como possibilidade de multa de trânsito, devido à lâmpada de freio queimada, optou por redefinir o resultado das prioridades, devendo ser considerado como decisão final as alterações apresentadas nos parênteses.
Após a análise e adequações, a Matriz GUT ficou assim...
Esta sim será a matriz que dará origem às ações corretivas específicas para solucionar os problemas do autor. Diante disto vem a pergunta: - Existe alguma ferramenta que me auxilie no planejamento das ações corretivas a serem criadas, auxiliando-me de forma a não me perder no processo?
Sim, existe!!! Podemos usar a ferramenta conhecida como 5W2H, que lhe será apresentada no próximo artigo.
Venha comigo e aprenda cada vez mais para ser, a cada dia, um empreendedor melhor. Conte comigo sempre!!!
- Se tem alguma dúvidas relacionada ao tema acima, conte com a Treinar Gestão Empresarial para lhe ajudar através do WhatsApp (32) 98875-2921 ou e-mail contato@treinarvirtual.com.br
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Reiterando, lembre-se...
